Site Administrator, Barcelona, Spain

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Organisational Environment:

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again. 

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection, and Technical Support Services (TSS). 

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.


Key Responsibilities of the Role:

  • Administration: timesheet management, monitoring and inputting hours on timesheets, compiling weekly and/or monthly timesheets for Payroll/site, liaising with site management/security regarding crew changes, missing swipes, etc. Reviewing the expenses of the team as the Business Unit Lead’s representative. Managing the smooth coordination between all stakeholders. Organising and maintaining data in spreadsheets, generating reports, organising paperwork and other related administrative duties as required.
  • Office: controlling office supplies and consumables, placing orders to never run out of stock, in collaboration with the Procurement, Commercial and Logistics teams. Suggesting ideas to improve working environment, overseeing office space refurbishments and layout needs, ensuring all employees have an appropriate and pleasant environment to undertake their duties. Managing all office systems, procedures, and facilities to ensure the smooth running of the office.
  • Reports: meticulously maintaining trackers of all kinds to be able to issue reports, statistics, trends, graphs and charts. Attending meetings at the request of the Senior Management team, documenting minutes and distributing them to all relevant parties.
  • Onboarding: welcoming new hires and making sure communication before, during and after their recruitment is clear and thorough, informing newcomers of administrative requirements of their host city/country and helping them with their queries, introducing new employees to their team and explaining where to find the information they need regarding administration, the site team or the company.
  • IT: working with the IT team to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time, keeping track of the site’s IT stock, liaising with the IT team if equipment needs to be ordered or replacements are required; complying with company policies in terms of cybersecurity and data protection.
  • Communication: facilitating communication between on-site teams and the project manager. Ensuring that information flows smoothly between all stakeholders. You will be the main person of contact between site and HR, Payroll, IT, Fleet. Assisting employees, management, and other departments on sensitive/commercial tasks within the business. Working in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.
  • Travel: ensuring employee travel request forms meet established criteria, flight/hotel reservations within established budgets and company/project policies. Archiving of all bookings according to the system put in place by the administrative team in order to provide reports to Senior Management. Liaising with the Fleet, Tool and Plant team for transport needs from accommodation to site.
  • Properties: sourcing accommodations for employees for the duration of the project, maintaining excellent communication with property agents and owners, ensuring that the management of accommodations and transport is done in the most efficient and practical way in terms of time and costs, liaising with the Finance and Commercial teams to allocate costs, liaising with the Legal team for lease reviews and validation.
  • Innovation and Development: continually seeking out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. Showing curiosity regarding the construction industry to be able to evolve within the company in other positions. Regularly undertaking trainings to develop skills and knowledge and promoting those trainings to other teammates.
  • Event management: organizing monthly teambuilding activities in coordination with management and taking into account the project schedule and budget, organizing smaller and regular activities on site such as team breakfasts.
  • Mental health and well-being: promoting mental health among the on-site workforce, i.e., awareness, support (willing to train to be a Mental Health First Aider), stigma reduction (open communication and encouraging seeking help when needed), resource referral (Mercury’s external Employee Assistance Programme).
  • All other duties associated with this role.


Essential Criteria for the Role:

  • Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).
  • Communication: strong written and verbal communication, conveying information clearly and effectively with various stakeholders and fostering a collaborative environment and teamwork.
  • Capacity for processing high volume employee management/requests and tasks.
  • Ability to work with confidential information in a professional and trustworthy manner, to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Management team.
  • Strong organisational skills to completing projects/tasks in a timely manner in a fast-paced, dynamic environment.
  • Time management: prioritise tasks effectively and work within deadlines with little supervision.
  • Ability to work on your own initiative, exercise good judgement when taking decisions, leading by example.
  • Excellent interpersonal and intercultural communication and skills.
  • Patience, attention to detail, adaptability, reactivity.
  • Impeccable approach, sensibility, and diplomacy in terms of genders, origins, cultures, sexual orientations, or disabilities to promote an inclusive workplace with individuals from various backgrounds.
  • Language: English C1/C2.



Desirable Criteria:

  • Proven administrative experience in a busy office environment within the construction industry is highly desirable.
  • Working knowledge of SAP.
  • Other languages (Spanish is a plus).


Working Conditions


  • The role is based on a construction site in Berlin, which may require outdoor work and exposure to construction site conditions.
  • This job may not be based in Berlin on a permanent basis. The candidate must be willing to travel as part of this position and be sent to another project in another country for the needs of another project.



Mercury is an equal opportunities employer



Environnement organisationnel :

Mercury est le leader européen des solutions de construction.

Nous construisons et gérons des projets d'ingénierie et de construction complexes pour les plus grandes entreprises mondiales. Nos solutions contribuent à proposer des technologies et des avancées qui changent la vie et connectent les personnes, les communautés et les entreprises, leur donnant le pouvoir de réaliser des choses incroyables. Nos collaborateurs ont le courage d’être innovants. Leur détermination et leur concentration nous permettent de livrer avec certitude, encore et encore. 

Nous réalisons les visions de nos clients grâce à des solutions de construction de pointe dans plusieurs secteurs, notamment : les centres de données d'entreprise, les technologies avancées et les sciences de la vie, les centres de données à grande échelle, la protection contre les incendies et les services de support technique (TSS). 

Chez Mercury, il est de notre devoir d'encourager et d'aider nos collaborateurs à réaliser leur vision d'eux-mêmes. Nous les plaçons au cœur de ce que nous faisons, en leur offrant des opportunités stimulantes de se développer au sein d’une grande équipe dans un environnement favorable qui leur permet d’atteindre leur plein potentiel.



Principales responsabilités du rôle:

  • Administration: gestion des feuilles de temps, suivi et saisie des heures sur les feuilles de temps, ccompiler des feuilles de temps hebdomadaires et/ou mensuelles pour la paie/le site, assurer la liaison avec la direction/la sécurité du site concernant les changements d'équipe, les balayages manquants, etc. Examiner les dépenses de l'équipe en tant que représentant du responsable de l'unité commerciale. Gérer la bonne coordination entre toutes les parties prenantes. Organiser et conserver les données dans des feuilles de calcul, générer des rapports, organiser la paperasse et autres tâches administratives connexes, selon les besoins.
  • Bureau: contrôler les fournitures et consommables de bureau, passer les commandes pour ne jamais manquer de stock, en collaboration avec les équipes Achats, Commerciales et Logistique. Suggérer des idées pour améliorer l'environnement de travail, superviser la rénovation des espaces de bureau et les besoins d'aménagement, garantir à tous les employés un environnement approprié et agréable pour accomplir leurs tâches. Gérer tous les systèmes, procédures et installations de bureau pour assurer le bon fonctionnement du bureau.
  • Rapports: entretenir méticuleusement des trackers de toutes sortes pour pouvoir émettre des rapports, des statistiques, des tendances, des graphiques et des diagrammes. Assister aux réunions à la demande de l'équipe de direction, rédiger les procès-verbaux et les distribuer à toutes les parties concernées.
  • Intégration: accueillir les nouvelles recrues et s'assurer que la communication avant, pendant et après leur recrutement soit claire et complète, informer les nouveaux arrivants des exigences administratives de leur ville/pays d'accueil et les aider dans leurs requêtes, présenter les nouveaux collaborateurs à leur équipe et leur expliquer où trouver les informations dont ils ont besoin concernant l'administration, l'équipe du chantier ou l'entreprise.
  • IL: travailler avec l'équipe informatique pour garantir que toutes les fournitures et le matériel informatique du projet sont commandés à temps, assurer le suivi du stock informatique du site, assurer la liaison avec l'équipe informatique si de l'équipement doit être commandé ou si des remplacements sont nécessaires ; se conformer aux politiques de l’entreprise en matière de cybersécurité et de protection des données.
  • Communication: faciliter la communication entre les équipes sur site et le chef de projet. Assurer la fluidité de l’information entre toutes les parties prenantes. Vous serez l'interlocuteur principal entre le site et les RH, Paie, IT, Fleet. Assister les employés, la direction et d'autres départements sur des tâches sensibles/commerciales au sein de l'entreprise. Travailler en collaboration avec les RH pour maintenir les politiques du bureau si nécessaire.
  • Voyage: s'assurer que les formulaires de demande de voyage des employés répondent aux critères établis, que les réservations de vols/hôtels respectent les budgets établis et les politiques de l'entreprise/du projet. Archivage de toutes les réservations selon le système mis en place par l'équipe administrative afin de fournir des rapports à la Haute Direction. Assurer la liaison avec l'équipe Flotte, Outils et Usine pour les besoins de transport de l'hébergement au site.
  • Propriétés: trouver des logements pour les employés pendant toute la durée du projet, maintenir une excellente communication avec les agents immobiliers et les propriétaires, s'assurer que la gestion des logements et des transports se fait de la manière la plus efficace et la plus pratique en termes de temps et de coûts, assurer la liaison avec les finances et Équipes commerciales pour répartir les coûts, en liaison avec l'équipe juridique pour la révision et la validation des baux.
  • Innovation et développement: rechercher continuellement les meilleures pratiques et des méthodes de travail plus efficaces pour améliorer l'efficacité du bureau et de l'entreprise en général. Faire preuve de curiosité envers le secteur de la construction pour pouvoir évoluer au sein de l'entreprise à d'autres postes. Entreprendre régulièrement des formations pour développer les compétences et les connaissances et promouvoir ces formations auprès des autres coéquipiers.
  • Gestion d'événements: organiser des activités de teambuilding mensuelles en coordination avec la direction et en tenant compte du planning et du budget du projet, organiser des activités plus petites et régulières sur place comme des petits déjeuners d'équipe.
  • Santé mentale et bien-être: promotion de la santé mentale parmi le personnel sur site, c'est-à-dire sensibilisation, soutien (disposé à se former pour devenir secouriste en santé mentale), réduction de la stigmatisation (communication ouverte et incitation à demander de l'aide en cas de besoin), référence à des ressources (programme externe d'aide aux employés de Mercury ).
  • Toutes autres tâches associées à ce rôle.


Critères essentiels pour le rôle:

  • Excellente connaissance pratique de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).
  • Communication : communication écrite et verbale solide, transmettant des informations de manière claire et efficace avec diverses parties prenantes et favorisant un environnement de collaboration et de travail d'équipe.
  • Capacité de traiter un volume élevé de gestion/demandes et tâches d’employés.
  • Capacité à travailler avec des informations confidentielles de manière professionnelle et digne de confiance, à répondre efficacement et professionnellement à toutes les demandes adressées à l'équipe de direction.
  • Solides compétences organisationnelles pour mener à bien des projets/tâches en temps opportun dans un environnement dynamique et dynamique.
  • Gestion du temps : hiérarchisez efficacement les tâches et travaillez dans les délais avec peu de supervision.
  • Capacité à travailler de sa propre initiative, à faire preuve de bon jugement lors de la prise de décisions et à montrer l'exemple.
  • Excellentes compétences et communications interpersonnelles et interculturelles.
  • Patience, souci du détail, adaptabilité, réactivité.
  • Approche, sensibilité et diplomatie impeccables en termes de genres, d'origines, de cultures, d'orientations sexuelles ou de handicaps pour promouvoir un lieu de travail inclusif avec des individus d'horizons divers.
  • Langue : Anglais C1/C2.



Critères souhaitables :

  • Une expérience administrative avérée dans un environnement de bureau occupé au sein du secteur de la construction est hautement souhaitable.
  • Connaissance pratique de SAP.
  • Autres langues (l'espagnol est un plus).


Les conditions de travail


  • Le rôle est basé sur un chantier de construction à Berlin, qui peut nécessiter des travaux en extérieur et une exposition aux conditions d'un chantier de construction.
  • Cet emploi ne peut pas être basé à Berlin de manière permanente. Le candidat doit être prêt à voyager dans le cadre de ce poste et à être envoyé sur un autre projet dans un autre pays pour les besoins d'un autre projet.



Mercury est un employeur garantissant l'égalité des chances










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