Mercury Engineering, Your vision, our duty.

Mercury is the European leader in construction solutions.

 We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

 

 

Key Responsibilities of the Role:

• Administration: Where applicable, timesheet management, monitoring, and inputting hours on timesheets, compiling weekly and/or monthly timesheets for Payroll/site, liaising with site management/security regarding crew changes, missing swipes, etc. Reviewing the expenses of the team as the Business Unit Lead’s representative. Managing the smooth coordination between all stakeholders. Organising and maintaining data in spreadsheets, generating reports, organising paperwork and other related administrative duties as required. 
• Office: Controlling office supplies and consumables, placing orders to never run out of stock, in collaboration with the Procurement, Commercial and Logistics teams. Suggesting ideas to improve working environment, overseeing office space refurbishments and layout needs, ensuring all employees have an appropriate and pleasant environment to undertake their duties. Managing all office systems, procedures, and facilities to ensure the smooth running of the office. 
• Co-ordination: Meticulously maintaining trackers of all kinds to be able to issue reports, statistics, trends, graphs, and charts. Attending meetings at the request of the Senior Management team, documenting minutes, and distributing them to all relevant parties. Role to include, but not limited to, the development and maintenance of O&M documents under instruction from senior management, development of material delivery tracker and inputting of all deliveries into site logistic plan, return of signed delivery dockets to vendors etc..
• Onboarding: welcoming new hires and making sure communication before, during and after their recruitment is clear and thorough, informing newcomers of administrative requirements of their host city/country and helping them with their queries, introducing new employees to their team and explaining where to find the information they need regarding administration, the site team, or the company. 
• IT: working with the IT team to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time, keeping track of the site’s IT stock, liaising with the IT team if equipment needs to be ordered or replacements are required; complying with company policies in terms of cybersecurity and data protection. 
• Communication: facilitating communication between on-site teams and the project manager. Ensuring that information flows smoothly between all stakeholders. You will be the main person of contact between site and HR, Payroll, IT, Fleet. Assisting employees, management, and other departments on sensitive/commercial tasks within the business. Working in conjunction with HR to maintain office policies as necessary. 
• Travel: ensuring employee travel request forms meet established criteria, flight/hotel reservations within established budgets and company/project policies. Archiving of all bookings according to the system put in place by the administrative team in order to provide reports to Senior Management. Liaising with the Fleet, Tool and Plant team for transport needs from accommodation to site. Maintain and develop rotation travel tracker
• Properties: sourcing accommodations for employees for the duration of the project, maintaining excellent communication with property agents and owners, ensuring that the management of accommodations and transport is done in the most efficient and practical way in terms of time and costs, liaising with the Finance and Commercial teams to allocate costs, liaising with the Legal team for lease reviews and validation. 
• Innovation and Development: continually seeking out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. Showing curiosity regarding the construction industry to be able to evolve within the company in other positions. Regularly undertaking trainings to develop skills and knowledge and promoting those trainings to other teammates. 
• Event management: organizing monthly teambuilding activities in coordination with management and taking into account the project schedule and budget, organizing smaller and regular activities on site such as team breakfasts. 
• Mental health and well-being: promoting mental health among the on-site workforce, i.e., awareness, support (willing to train to be a Mental Health First Aider), stigma reduction (open communication and encouraging seeking help when needed), resource referral (Mercury’s external Employee Assistance Programme).  
• All other duties associated with this role. 

 

 

Essential Criteria for the Role:

• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint). 
• Communication: strong written and verbal communication, conveying information clearly and effectively with various stakeholders and fostering a collaborative environment and teamwork. 
• Capacity for processing high volume employee management/requests and tasks. 
• Ability to work with confidential information in a professional and trustworthy manner, to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Management team. 
• Strong organisational skills to completing projects/tasks in a timely manner in a fast-paced, dynamic environment. 
• Time management: prioritise tasks effectively and work within deadlines with little supervision.  
• Ability to work on your own initiative, exercise good judgement when taking decisions, leading by example. 
• Excellent interpersonal and intercultural communication and skills. 
• Patience, attention to detail, adaptability, reactivity. 
• Impeccable approach, sensibility, and diplomacy in terms of genders, origins, cultures, sexual orientations, or disabilities to promote an inclusive workplace with individuals from various backgrounds. 
• Language: English C1/C2. 

Desirable Criteria:

• Proven administrative experience in a busy office environment within the construction industry is highly desirable. 
• Working knowledge of SAP. 
• Other languages ( Finnish is a plus). 
• Own transport with clean driving licence

 

Mercury is an equal opportunities employer.

 

 

Projektikoordinaattori, Helsinki

 

Mercury on Euroopan johtava rakennusratkaisujen toimittaja.

Rakennamme ja hallinnoimme monimutkaisia ​​suunnittelu- ja rakennusprojekteja maailman johtaville yrityksille. Ratkaisumme auttavat tarjoamaan teknologioita ja elämää mullistavia edistysaskeleita, jotka yhdistävät ihmisiä, yhteisöjä ja yrityksiä ja antavat heille mahdollisuuden saavuttaa uskomattomia asioita. Ihmisillämme olla rohkeutta olla innovatiivisia. Heidän päättäväisyytensä ja tarkka keskittymisensä antavat meille mahdollisuuden toimittaa varmuudella, aika aika jälkeen.

Toteutamme asiakkaidemme visioita huippuluokan rakennusratkaisuilla useilla eri aloilla, mukaan lukien yritystietokonekeskukset, edistynyt teknologia ja biotieteet, hyperskaalatut datakeskukset ja palontorjunta.

Mercurylla velvollisuutemme on kannustaa ja tukea ihmisiä toteuttamaan visionsa itsestään. paikka heidät toimintamme keskiöön ja tarjoamme heille haastavia kehitysmahdollisuuksia loistavassa tiimissä tukevassa ympäristössä, joka antaa heille mahdollisuuden saavuttaa täyden potentiaalinsa.

 

Roolin keskeiset vastuut:

• Hallinto: Tarvittaessa työaikaraporttien johto, tuntien seuranta ja syöttäminen työaikaraportteihin, viikoittaisten ja/tai kuukausittaisten työaikaraporttien laatiminen palkanlaskentaa/työmaata varten, yhteydenpito työmaan johto/ turvallisuus kanssa miehistömuutosten, puuttuvien pyyhkäisyjen jne. osalta. Tiimin kulujen tarkastelu liiketoimintayksikön johtajan edustajana. Kaikkien sidosryhmien välisen sujuvan koordinoinnin hallinta. Tietojen järjestäminen ja ylläpito laskentataulukoissa, raporttien luominen, paperityön järjestäminen ja muut tarvittavat hallinnolliset tehtävät.
• Toimisto: toimisto ja kulutustavaroiden valvonta, tilausten tekeminen varaston loputtomien loppumisen varmistamiseksi yhteistyössä hankinta-, myynti- ja logistiikkatiimien kanssa. Työympäristön parantamiseen tähtäävien ideoiden ehdottaminen, toimisto remonttien ja ulkoasutarpeiden valvonta sekä sen varmistaminen, että kaikilla työntekijöillä olla asianmukainen ja miellyttävä ympäristö tehtäviensä suorittamiseen. Kaikkien toimisto , -menettelyjen ja -tilojen hallinta toimisto sujuvan toiminnan varmistamiseksi.
• Koordinointi: Ylläpidä huolellisesti kaikenlaisia ​​seurantalaitteita raporttien, tilastojen, trendien, kuvaajien ja kaavioiden julkaisemiseksi. Osallistuminen Ylimmän johdon kokouksiin sen pyynnöstä, pöytäkirjojen dokumentointi ja jakaminen kaikille asiaankuuluville osapuolille. Tehtäviin kuuluu muun muassa käyttö- ja kunnossapitoasiakirjojen kehittäminen ja ylläpito ylemmän johto ohjeiden mukaisesti, materiaalitoimitusten seurannan kehittäminen ja kaikkien toimitusten syöttäminen työmaan suunnitelma, allekirjoitettujen toimituslomakkeiden palauttaminen toimittajille jne.
• Perehdytys: uusien työntekijöiden toivottaminen tervetulleiksi ja selkeän ja perusteellisen viestinnän varmistaminen ennen rekrytointia, rekrytoinnin aikana ja sen jälkeen, uusien tulokkaiden informointi isäntäkaupungin/maan hallinnollisista vaatimuksista ja heidän auttaminen kysymyksissään, uusien työntekijöiden esittely tiimiinsä ja heidän selittäminen, mistä he löytävät tarvitsemansa tiedot hallinnosta, työmaatiimistä tai yrityksestä.
• IT: yhteistyö IT-tiimin kanssa sen varmistamiseksi, että kaikki projektin IT-tarvikkeet ja laitteisto tilataan aika, työmaan IT-varaston seuranta, yhteydenpito IT-tiimiin, jos laitteita on tilattava tai niitä on vaihdettava; yrityksen kyberturvallisuus ja tietosuojakäytäntöjen noudattaminen.
• Viestintä: helpottaa paikan päällä olevien tiimien ja projektipäällikön välistä viestintää. Varmistamalla, että tiedot kulkee sujuvasti kaikkien sidosryhmien välillä. Toimit pääasiallisena yhteys työmaan ja henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan, IT:n ja kaluston välillä. Työntekijöiden, johto ja muiden osastojen avustaminen liiketoiminta arkaluontoisissa/kaupallisissa tehtävissä. Työskentelemme yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa toimisto käytäntöjen ylläpitämiseksi tarvittaessa
• Matkustaminen: varmistamme, että työntekijä matkapyyntölomakkeet täyttävät asetetut kriteerit, lento-/hotellivaraukset ovat asetettujen budjettien ja yrityksen/projektin käytäntöjen mukaisia. Kaikkien varausten arkistointi hallintotiimin paikka ottaman järjestelmä mukaisesti raporttien toimittamiseksi ylemmälle johdolle. Yhteydenpito kalusto-, työkalu- ja tehdastiimin kanssa kuljetustarpeiden osalta majoituksesta työmaalle. Ylläpidä ja kehitä rotaatiomatkaseurantaa
• Kiinteistöt: työntekijöiden majoitustilojen hankkiminen projektin ajaksi, erinomaisen viestinnän ylläpitäminen kiinteistönvälittäjien ja omistajien kanssa, sen varmistaminen, että johto ja kuljetuspalvelut hoidetaan mahdollisimman tehokkaasti ja käytännöllisesti aika ja kustannusten suhteen, yhteydenpito talous- ja kaupallisten tiimien kanssa kustannusten kohdistamiseksi, yhteydenpito lakitiimin kanssa vuokrasopimusten tarkastuksia ja validointia varten.
• Innovaatio ja kehitys: etsimme jatkuvasti parhaita käytäntöjä ja tehokkaampia työskentelytapoja toimisto ja yleisen liiketoiminta tehokkuuden parantamiseksi. Osoitan uteliaisuutta teollisuus kohtaan voidakseni kehittyä yrityksen sisällä muissa tehtävissä. Osallistu säännöllisesti koulutuksiin taitojen ja tiedon kehittämiseksi ja mainosta näitä koulutuksia muille tiimikavereille.
• Tapahtumien johto: kuukausittaisten tiiminrakennusaktiviteettien järjestäminen yhteistyössä johto kanssa ja ottaen huomioon projektin aikataulun ja budjetin, pienempien ja säännöllisten aktiviteettien, kuten tiimiaamiaisten, järjestäminen paikan päällä.
• Mielenterveys ja hyvinvointi: mielenterveyden edistäminen työpaikan henkilöstön keskuudessa, kuten tietoisuus, tuki (halukkuus kouluttautua mielenterveysensiavuksi), stigman vähentäminen (avoin viestintä ja avun hakemiseen kannustaminen tarvittaessa), resurssien ohjaaminen (Mercuryn ulkoinen työntekijöiden tukiohjelma).
• Kaikki muut tähän rooliin liittyvät tehtävät. 

 

Rooliin liittyvät keskeiset kriteerit:

• Erinomainen Microsoft Office -ohjelmistopaketin (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint) käyttötaito. 
• Viestintä: vahva kirjallinen ja suullinen viestintä, tiedot välittäminen selkeästi ja tehokkaasti eri sidosryhmien kanssa sekä yhteistyöhön perustuvan ilmapiirin ja tiimityön edistäminen. 
• Valmius käsitellä suuria määriä työntekijä johto/pyyntöjä ja tehtäviä. 
• Kyky käsitellä luottamuksellisia tiedot ammattimaisesti ja luotettavasti sekä vastata kaikkiin ylemmän johdon tiedusteluihin tehokkaasti ja ammattimaisesti. 
• Vahvat organisointitaidot projektien/tehtävien suorittamiseen ajallaan nopeatempoisessa ja dynaamisessa ympäristössä. 
• johto: priorisoi tehtäviä tehokkaasti ja työskentele määräaikojen puitteissa ilman suurta valvontaa.  
• Kyky työskennellä oma-aloitteisesti, käyttää hyvää harkintakykyä päätöksenteossa ja näyttää esimerkkiä. 
• Erinomaiset ihmissuhde- ja kulttuurienväliset viestintätaidot ja -taidot. 
• Kärsivällisyyttä, yksityiskohta huomioimista, sopeutumiskykyä, reagointikykyä. 
• Moitteeton lähestymistapa, herkkyys ja diplomatia sukupuolten, alkuperän, kulttuurin, seksuaalisen suuntautumisen tai vammaisuuden suhteen osallistavan työpaikan edistämiseksi eri taustoista tulevien yksilöiden kanssa. 
• Kieli: englanti C1/C2 

Toivotut kriteerit:

• Todistettu hallinnollinen kokemus kiireisessä toimisto teollisuus on erittäin toivottavaa. 
• SAP-järjestelmän tuntemus. 
• Muut kielet (suomi katsotaan eduksi). 
• Oma auto puhtaalla ajokortilla

 

 

Mercury on tasa-arvoinen työnantaja.

Apply Now