Mercury Engineering, Your vision, our duty.

Mercury is the European leader in construction solutions.

 We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

 

 

Key Responsibilities of the Role:

• Gathering information for implementing the new project.
• Documenting the project details.
• Working on Digital platforms such BIM 360, ACC, Forma, Procore, CX Alloy and Asite etc.
• Management of document control software system ensuring that all parties receive adequate training and then use the system.
• In some cases, the client could operate on a different platform than Mercury, the document controller will be fully responsible for transferring the information between the platforms.
• Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel.
• Working in accordance with company procedures & guidelines.
• Distribution of drawing transmittals, Reviews, RFI’s and submittals to client, designers and subcontractors.
• Submission of documents and creating transmittals
• Receiving and full quality check of all drawings and documents transmitted by the lead consultants.
• Managing the project naming convention and ensuring all the documents on the system named as per the agreed naming convention.
• Implementing and checking the naming convention on the project as per the company and project requirements. 
• Tracking the pending documents through weekly progress reports.
• Notifying the involved for taking appropriate action on the pending documents.
• Export files in the required format.
• Managing and tracking the time management system, reporting regularly.
• Return of quarantined documents to the issuer for full correction and re-issue.
• Maintenance of controlled document registers and associated documentation.
• Update the master document register (MIDP) on daily basis.
• BIM360 (or any other platform used on the project) Administration: adding members licenses, adding new companies.
• Implement, upload and manage the O&M file on the project and transfer all the information to the client platform as per the project requirements.
• Full control of the Mercury platform and the client platform.
• Assistance with day to day activities, including administration duties, helping develop SOP’s, training, Document creation etc.
• Producing different reports for PM, Client, BI.
• Data entry on SAP, Running SAP reports and queries.
• Maintain up to date Org Charts.
• Taking meeting minutes where required for PM.
• Liaising with Scheduler, Safety Manager, Client, project team ..etc.
• Developing and maintaining filing systems.
• General Administration including typing, printing.
• Cover for the Time Administration of the Project when required.
• All other duties associated with this role.

 

Essential Criteria for the Role:

• Strong Administration experience
• Min 3 years relevant experience
• Fluent in English language
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and Organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

 

Desirable Criteria:

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• Experience using document management system BIM360 / ACC
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given
• Country language advantageous.

 

Mercury is an equal opportunities employer.

 

 

Dokumentenverantwortlicher

 

Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.

 Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.

Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

 

 

Hauptverantwortlichkeiten der Rolle:

• Informationsbeschaffung zur Umsetzung des neuen Projekts.
• Dokumentation der Projektdetails.
• Arbeit mit digitalen Plattformen wie BIM 360, ACC, Forma, Procore, CX Alloy und Asite etc.
• Management des Dokumentenkontrollsystems, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine angemessene Schulung erhalten und das System anschließend nutzen.
• In einigen Fällen kann der Kunde auf einer anderen Plattform als Mercury arbeiten; der Dokumentenverantwortliche ist dann vollumfänglich für die Übertragung der Informationen zwischen den Plattformen verantwortlich.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen an die Projektmitarbeiter.
• Arbeiten gemäß den Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
• Verteilung von Zeichnungsübermittlungen, Überprüfungen, Anfragen und Einreichungen an Auftraggeber, Designer und Subunternehmer.
• Einreichung von Dokumenten und Erstellung von Übermittlungsschreiben
• Entgegennahme und vollständige Qualitätsprüfung aller von den leitenden Beratern übermittelten Zeichnungen und Dokumente.
• Verwaltung der Projektbenennungskonvention und Sicherstellung, dass alle Dokumente im System gemäß der vereinbarten Namenskonvention benannt sind.
• Implementierung und Überprüfung der Namenskonventionen im Projekt gemäß den Unternehmens- und Projektanforderungen. 
• Verfolgung der anhängigen Dokumente durch wöchentliche Fortschrittsberichte.
• Die Beteiligten werden benachrichtigt, damit sie die erforderlichen Maßnahmen bezüglich der ausstehenden Dokumente ergreifen können.
• Exportieren Sie die Dateien im erforderlichen Format.
• Verwaltung und Überwachung des Zeiterfassungssystems, regelmäßige Berichterstattung.
• Rücksendung der unter Quarantäne gestellten Dokumente an den Aussteller zur vollständigen Korrektur und Neuausstellung.
• Pflege der kontrollierten Dokumentenregister und der zugehörigen Dokumentation.
• Aktualisieren Sie das Stammdokumentenregister (MIDP) täglich.
• BIM360 (oder eine andere im Projekt verwendete Plattform) Administration: Hinzufügen von Mitgliederlizenzen, Hinzufügen neuer Unternehmen.
• Implementieren, laden und verwalten Sie die O&M-Datei im Projekt und übertragen Sie alle Informationen gemäß den Projektanforderungen auf die Kundenplattform.
• Volle Kontrolle über die Mercury-Plattform und die Client-Plattform.
• Unterstützung bei den täglichen Arbeitsabläufen, einschließlich Verwaltungsaufgaben, Mithilfe bei der Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen, Schulungen, Dokumentenerstellung usw.
• Erstellung verschiedener Berichte für Projektmanagement, Kunden und Business Intelligence.
• Dateneingabe in SAP, Ausführung von SAP-Berichten und -Abfragen.
• Halten Sie Ihre Organigramme stets aktuell.
• Protokollführung bei Bedarf für den Projektmanager.
• Abstimmung mit Planer, Sicherheitsbeauftragtem, Kunde, Projektteam usw.
• Entwicklung und Pflege von Ablagesystemen.
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten einschließlich Schreibarbeiten und Drucken.
• Vertretung für die Zeitverwaltung des Projekts bei Bedarf.
• Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben.

 

 

Wesentliche Kriterien für die Rolle:

• Umfangreiche Verwaltungserfahrung
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung
• Fließend in Englisch
• Sicherer Umgang mit dem PC und Kompetenz in Microsoft Word, Excel und Outlook
• Fähigkeit zur Kommunikation und Verwaltung aller Baustellenunterlagen
• Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon
• Liebe zum Detail
• Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
• Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten

 

Wünschenswerte Kriterien:

• Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
• Erfahrung im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem BIM360 / ACC
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich, da eine umfassende Schulung angeboten wird
• Landeskenntnisse von Vorteil.

 

 

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.

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