Mercury Engineering, Your vision, our duty.

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

 

Key Responsibilities of the Role:

• Review and report on the Filekey structure ensuring the general instructions are followed by all.
• Developing and maintaining filing systems
• Collate all personnel documentation and file on the Filekey
• Safe pass/CSCS cards
• Collect & collate information for Management reports
• Maintain the stationary levels in the office and ensuring a stock is maintained.
• Maintain up to date Org Chart
• Document Control when required
• Maintain and track site personnel movements for weekly report
• Request and print out all project permits each week from the Eida system
• Scan all sign in sheets to the project file
• Track holidays for all staff
• Request Dirty Works permits
• Creating SAP Orders
• Ordering Plant through Fleet Tool and Plant and tracking it
• Developing Progress reports
• O&Ms and handover documentation
• Reporting to CM.
• GRN all received site materials
• Organise access/visitor badges for site using E: Sipp machine
• Get test packs signed off and uploaded on to the Eida system
• Provide administration assistance
• Support Site Project Manager, Project Director and Business Unit Director as and when required.
• Dealing with general site team queries
• Monitoring and Inputting hours on timesheets
• Arrange meetings on site and taking minutes
• Database Maintenance
• Filing Site paperwork
• Monitoring and check sign in sheets and delivery dockets
• General Administration Office Duties - Filing, typing, photocopying, organising couriers, faxing etc.
• Time administration
• Documenting the project details
• Notifying the involved for taking appropriate action on the pending documents
• Export files in the required format
• Organising all employee inductions (on and off site facilities)
• Liaising with all inductees regarding induction procedures and outstanding documentation
• Liaising with all departments and subcontractors regarding induction procedure and outstanding documentation
• Arrange meetings on site, booking in visitors.
• All other duties associated with this role

 

Essential Criteria for the Role:

• Strong Administration with minimum 2 years’ experience
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

 

Desirable Criteria:

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given

 

 

Mercury is an equal opportunities employer.

 

 

Sitebeheerder

 

Mercury is de Europese leider in bouwoplossingen.

 Wij bouwen en beheren complexe engineering- en bouwprojecten voor 's werelds toonaangevende bedrijven. Onze oplossingen helpen bij het leveren van technologieën en levensveranderende vooruitgang die mensen, gemeenschappen en bedrijven met elkaar verbinden en hen de mogelijkheid bieden om ongelooflijke dingen te bereiken. Onze mensen hebben de moed om innovatief te zijn. Hun vastberadenheid en scherpe focus stellen ons in staat om keer op keer met zekerheid te leveren.

Wij realiseren de visie van onze klanten door middel van toonaangevende bouwoplossingen in diverse sectoren, waaronder bedrijfsdatacenters, geavanceerde technologie en life sciences, hyperscale datacenters en brandbeveiliging.

Bij Mercury is het onze plicht om onze mensen aan te moedigen en te ondersteunen bij het realiseren van hun eigen visie. We plaatsen hen centraal in alles wat we doen en bieden uitdagende mogelijkheden om zich te ontwikkelen binnen een geweldig team in een ondersteunende omgeving die hen in staat stelt hun volledige potentieel te bereiken.

 

 

Belangrijkste verantwoordelijkheden van de functie:

• Controleer en rapporteer over de Filekey-structuur en zorg ervoor dat iedereen de algemene instructies opvolgt.
• Het ontwikkelen en onderhouden van archiveringssystemen
• Verzamel alle personeelsdocumentatie en archiveer deze in Filekey
• Safe Pass/CSCS-kaarten
• Informatie verzamelen en ordenen voor managementrapporten
• Zorg ervoor dat de kantoorvoorraad op peil blijft en dat er voldoende kantoorartikelen aanwezig zijn.
• Zorg dat het organigram actueel is
• Documentbeheer indien nodig
• Houd de bewegingen van het personeel op de locatie bij en registreer deze voor het wekelijkse rapport
• Vraag wekelijks alle projectvergunningen aan en print ze uit via het Eida-systeem
• Scan alle presentielijsten in het projectdossier
• Houd de vakanties van alle medewerkers bij
• Vergunningen voor vuile werkzaamheden aanvragen
• SAP-orders aanmaken
• Machines bestellen via Fleet Tool en Plant en de bestelling volgen
• Voortgangsrapporten ontwikkelen
• Bedienings- en onderhoudsdocumentatie en overdrachtsdocumentatie
• Rapporteren aan CM.
• GRN heeft alle materialen van de locatie ontvangen
• Regel toegangs-/bezoekersbadges voor de locatie met behulp van de E: Sipp-machine
• Laat de testpakketten goedkeuren en uploaden naar het Eida-systeem
• Bied administratieve ondersteuning
• Ondersteun de projectmanager, projectdirecteur en directeur van de bedrijfseenheid waar nodig.
• Het afhandelen van algemene vragen van het team op locatie
• Uren registreren en invoeren op urenstaten
• Vergaderingen op locatie organiseren en notulen maken
• Databaseonderhoud
• Het indienen van documenten op de website
• Het controleren en verifiëren van ontvangstbewijzen en leveringsbonnen
• Algemene administratieve taken - Archiveren, typen, kopiëren, koeriersdiensten regelen, faxen, enz.
• Tijdsbeheer
• Het documenteren van de projectdetails
• De betrokkenen op de hoogte stellen zodat zij passende actie kunnen ondernemen met betrekking tot de openstaande documenten
• Exporteer bestanden in het gewenste formaat
• Het organiseren van alle introductieprogramma's voor nieuwe medewerkers (zowel op locatie als daarbuiten).
• Contact onderhouden met alle nieuwe medewerkers met betrekking tot de introductieprocedure en ontbrekende documentatie
• Contact onderhouden met alle afdelingen en onderaannemers met betrekking tot de introductieprocedure en ontbrekende documentatie
• Vergaderingen op locatie organiseren en bezoekers inplannen.
• Alle overige taken die bij deze functie horen

 

Essentiële criteria voor de functie:

• Sterke administratieve vaardigheden met minimum 2 jaar ervaring
• Goede computervaardigheden, met name in Microsoft Word, Excel en Outlook
• Het vermogen om te communiceren en alle administratie op de bouwplaats te beheren
• Uitstekende telefoonmanier
• Aandacht voor detail
• Vermogen om te multitasken en onder druk te werken
• Sterke interpersoonlijke en organisatorische vaardigheden
• Trots op de kwaliteit en presentatie van het werk
• Uitstekende communicatieve vaardigheden

 

Gewenste criteria:

• Ervaring in de bouw- of ingenieurssector is een pré, maar niet vereist
• Ervaring met SAP is een pré, maar niet essentieel, aangezien er volledige training wordt gegeven

 

 

Mercury is een werkgever diekansen.

Apply Now