Mercury Engineering, Ihre Vision, unsere Verpflichtung.

Mercury is the European leader in construction solutions. 

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again. 

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

 

Key Responsibilities of the Role:  

• Manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and smooth running of the office.
• Co-ordinate, manage and order all office supplies.  
• Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team.
• Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required. 
• Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.  
• Communicate to IT if replacements required.  
• Manage all office related service agreements.  
• Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of the meetings and distribute minutes to all relevant parties.  
• To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation
• Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.  
• Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
• All other duties associated with this role.  
• Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary .
•  To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency.  

 

Essential Criteria for the Role:  

• Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years. 
• Qualification in Business, Level 5 or higher 
• Both English and German language skills would be an advantage
• Experience working in a busy construction environment. 
• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint 
• Working knowledge of SAP 
• The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner. 
• Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner. 
• The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team. 
• The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team. 
• Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision. 
• Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management. 
• Ability to work in a fast-paced environment.

 

Mercury is an equal opportunities employer. 

 

Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen. 

Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern. 
 

Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter: Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.
 

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

 

Hauptverantwortlichkeiten der Stelle:  

• Verwalten Sie alle Bürosysteme, -verfahren und -einrichtungen, um einen effizienten und  
• reibungsloser Bürobetrieb.
• Koordinieren, verwalten und bestellen Sie sämtliche Büroartikel. 
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Bereich Administration, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung.
• Organisiert und pflegt Daten in Tabellenkalkulationen; erstellt Berichte; organisiert Papierkram und erledigt bei Bedarf weitere damit verbundene administrative Aufgaben. 
• Arbeiten Sie mit der IT-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle IT-Materialien und Hardware für das Projekt rechtzeitig bestellt werden. 
• Melden Sie sich bei der IT-Abteilung, falls Ersatz benötigt wird. 
• Verwalten Sie alle bürobezogenen Dienstleistungsverträge. 
• Nimmt auf Anfrage der Geschäftsleitung an Sitzungen teil und protokolliert diese.  
• die Sitzungen und verteilen die Protokolle an alle relevanten Parteien. 
• Bereitstellung professioneller Sekretariatsdienste für das Führungsteam, insbesondere im Kundenbereich. Korrespondenz und Angebote, Vorbereitung von Präsentationen
• Unterstützt das Management der Geschäftseinheit bei sensiblen/kommerziellen Aufgaben innerhalb des Unternehmens. 
• Verantwortlich für die Organisation von Reise- und Unterkunftsbedürfnissen der Mitarbeiter.
• Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben. 
• In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung die Einhaltung der Bürorichtlinien sicherstellen Die
•  Um kontinuierlich nach Best Practices und effizienteren Arbeitsweisen zu suchen, um diese zu verbessern  
• Büro- und allgemeine Geschäftseffizienz. 

 

Wesentliche Kriterien für die Stelle:  

• Nachweislich langjährige Erfahrung als Verwaltungsassistentin mit Schwerpunkt auf der Unterstützung der Geschäftsleitung in einem geschäftigen Büroumfeld (mind. 5 Jahre). 
• Qualifikation im Bereich Wirtschaft, Stufe 5 oder höher 
• Erfahrung in der Arbeit in einem geschäftigen Baustellenumfeld. 
• Hervorragende Kenntnisse der Microsoft Office Suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint 
• Praktische SAP-Kenntnisse 
• Die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen professionell und vertrauenswürdig umzugehen. 
• Ausgezeichnete Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie hohes Engagement für die termingerechte Fertigstellung von Projekten. 
• Das Selbstvertrauen, alle Anfragen an das Senior Leadership Team effektiv und professionell zu beantworten. 
• Die Fähigkeit, eigeninitiativ zu arbeiten und ein integraler Bestandteil eines geschäftigen Teams zu sein. 
• Die Fähigkeit, die Zeit effektiv zu managen, Aufgaben zu priorisieren und innerhalb von Fristen mit wenig Aufsicht zu arbeiten. 
• Die Fähigkeit, Eigeninitiative zu ergreifen, ein gutes Urteilsvermögen zu beweisen und sich an Veränderungsprozessen zu beteiligen. 
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeitenDie

 

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.Die 

 

 

 

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