Mercury Engineering, Ihre Vision, unsere Verpflichtung.

 

Mercury is the European leader in construction solutions. 

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again. 
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection,
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

 

Key Responsibilities of the Role:  

• Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
• Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of  the meetings and distribute minutes to all relevant parties.  
• Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties.  
• Co-ordinate, manage and order all office supplies.  
• Manages holiday rotas for all senior staff on site. 
• Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly.  
• Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.  
• Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required.  
• To manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and  smooth running of the office  
• To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance  office and general business efficiency.  
• Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.  
• Communicate to IT if replacements required.  
• Manage all office related service agreements.  
• To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client  correspondence and proposals, presentation preparation.  
• All other duties associated with this role.  
• Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary .

  

Essential Criteria for the Role:  

• Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years. 
• Qualification in Business, Level 5 or higher 
• Experience working in a busy construction environment. 
• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint 
• Excellent working knowledge of SAP 
• Experience in processing high volume employee time management system 
• The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner. 
• Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner. 
• The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team. 
• The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team. 
• Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision. 
• Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management. 
• Ability to work in a fast-paced environment.

 

Mercury is an equal opportunities employer. 

 

Mercury on Euroopan johtava rakennusratkaisujen toimittaja. 

Rakennamme ja hallinnoimme monimutkaisia suunnittelu- ja rakennusprojekteja maailman johtaville yrityksille. Ratkaisumme auttavat tarjoamaan teknologioita ja elämää mullistavia edistysaskeleita, jotka yhdistävät ihmisiä, yhteisöjä ja yrityksiä ja antavat heille mahdollisuuden saavuttaa uskomattomia asioita. Ihmisillämme on rohkeutta olla innovatiivisia. Heidän päättäväisyytensä ja tarkka keskittymisensä antavat meille mahdollisuuden toimittaa varmuudella, kerta toisensa jälkeen. 
Toteutamme asiakkaidemme visioita huippuluokan rakennusratkaisuilla useilla eri aloilla, mukaan lukien: yritystietokeskukset, edistynyt teknologia ja biotieteet, hyperskaalatut tietokeskukset, palontorjunta 
Mercurylla velvollisuutemme on kannustaa ja tukea ihmisiä toteuttamaan visionsa itsestään. Asetamme heidät toimintamme keskiöön ja tarjoamme heille haastavia kehitysmahdollisuuksia loistavassa tiimissä tukevassa ympäristössä, joka antaa heille mahdollisuuden saavuttaa täyden potentiaalinsa.

 

Roolin keskeiset vastuut:  

• Vastaat henkilöstön tarpeiden hallinnasta matkustamisen ja majoituksen osalta.
• Osallistuu kokouksiin ylemmän johdon pyynnöstä ja dokumentoi kokousten pöytäkirjat.  kokoukset ja jaa pöytäkirjat kaikille asianosaisille. 
• Varmistaa, että kaikilla työntekijöillä on asianmukainen ympäristö tehtäviensä suorittamiseen. 
• Koordinoi, tilaa ja hallinnoi kaikkia toimistotarvikkeita. 
• Hallinnoi kaikkien paikan päällä olevien ylempien työntekijöiden loma-aikojen vuorolistoja. 
• Vastaat suoraan sinulle raportoivan hallinto-, palkanlaskenta- ja ajanhallintatiimin sujuvasta toiminnasta. 
• Avustaa liiketoimintayksikön johtoa arkaluontoisissa/kaupallisissa tehtävissä liiketoiminnassa. 
• Järjestää ja ylläpitää tietoja laskentataulukoissa; luo raportteja; järjestää paperityöt ja hoitaa muut tarvittavat hallinnolliset tehtävät. 
• Hallita kaikkia toimistojärjestelmiä, -menettelyjä ja -tiloja tehokkaan ja  toimiston sujuva toiminta  
• Etsiä jatkuvasti parhaita käytäntöjä ja tehokkaampia työskentelytapoja parantaakseen  toimiston ja yleisen liiketoiminnan tehokkuutta. 
• Tee yhteistyötä IT-osaston kanssa varmistaaksesi, että kaikki projektin IT-tarvikkeet ja laitteet tilataan ajoissa. 
• Ilmoita IT-osastolle, jos vaihtoja tarvitaan. 
• Hallinnoi kaikkia toimistoon liittyviä palvelusopimuksia. 
• Tarjota ammattimaista sihteeripalvelua ylemmälle johdolle, erityisesti asiakasyrityksissä  kirjeenvaihto ja ehdotukset, esitysten valmistelu. 
• Kaikki muut tähän rooliin liittyvät tehtävät. 
• Ylläpidä tarvittaessa toimiston käytäntöjä yhteistyössä henkilöstöhallinnon kanssa .

  

Rooliin liittyvät keskeiset kriteerit:  

• Todistettu kokemus hallinnollisena assistenttina ylimmän johdon tukena kiireisessä toimistoympäristössä yli 5 vuoden ajalta. 
• Liiketoiminnan tutkinto, taso 5 tai korkeampi 
• Kokemusta työskentelystä kiireisessä rakennustyöympäristössä. 
• Erinomainen Microsoft Office -ohjelmistopaketin tuntemus – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote ja SharePoint 
• Erinomainen SAP-työskentelyosaaminen 
• Kokemusta suurten työmäärän työajanhallinnan järjestelmien käsittelystä 
• Kyky työskennellä luottamuksellisten tietojen kanssa ammattimaisesti ja luotettavasti. 
• Erinomaiset organisointitaidot, monitehtäväisyys ja sitoutuminen projektien loppuun saattamiseen ajallaan. 
• Luottamus vastata kaikkiin johtotiimin tiedusteluihin tehokkaasti ja ammattimaisesti. 
• Kykyä työskennellä oma-aloitteisesti ja olla tärkeä osa kiireistä tiimiä. 
• Kyky hallita aikaa tehokkaasti, priorisoida tehtäviä ja työskennellä määräaikojen puitteissa vähäisellä valvonnalla. 
• Kyky ottaa aloitteita, käyttää hyvää harkintakykyä ja olla osa muutosjohtamista. 
• Kykyä työskennellä nopeatempoisessa ympäristössä.

 

Mercury on tasa-arvoinen työnantaja. 

 

 

 

 

Jetzt Bewerben