Mercury Engineering, Ihre Vision, unsere Verpflichtung.

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

 

 

Key Responsibilities of the Role:  

• Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
• Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of  the meetings and distribute minutes to all relevant parties.  
• Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties.  
• Co-ordinate, manage and order all office supplies.  
• Manages holiday rotas for all senior staff on site. 
• Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly.  
• Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.  
• Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required.  
• To manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and  smooth running of the office  
• To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance  office and general business efficiency.  
• Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.  
• Communicate to IT if replacements required.  
• Manage all office related service agreements.  
• To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client  correspondence and proposals, presentation preparation.  
• All other duties associated with this role.  
• Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary .

  

 

Essential Criteria for the Role:  

• Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years. 
• Qualification in Business, Level 5 or higher 
• Experience working in a busy construction environment. 
• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint 
• Excellent working knowledge of SAP 
• Experience in processing high volume employee time management system 
• The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner. 
• Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner. 
• The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team. 
• The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team. 
• Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision. 
• Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management. 
• Ability to work in a fast-paced environment.

 

Mercury is an equal opportunities employer. 

 

 

 

Toimistopäällikkö, Vaasa

 

Mercury on Euroopan johtava rakennusratkaisujen toimittaja.

 Rakennamme ja hallinnoimme monimutkaisia ​​suunnittelu- ja rakennusprojekteja maailman johtaville yrityksille. Ratkaisumme auttavat tarjoamaan teknologioita ja elämää mullistavia edistysaskeleita, jotka yhdistävät ihmisiä, yhteisöjä ja yrityksiä ja antavat heille mahdollisuuden saavuttaa uskomattomia asioita. Ihmisillämme olla rohkeutta olla innovatiivisia. Heidän päättäväisyytensä ja tarkka keskittymisensä antavat meille mahdollisuuden toimittaa varmuudella, aika aika jälkeen.

Toteutamme asiakkaidemme visioita huippuluokan rakennusratkaisuilla useilla eri aloilla, mukaan lukien yritystietokonekeskukset, edistynyt teknologia ja biotieteet, hyperskaalatut datakeskukset ja palontorjunta.

Mercurylla velvollisuutemme on kannustaa ja tukea ihmisiä toteuttamaan visionsa itsestään. paikka heidät toimintamme keskiöön ja tarjoamme heille haastavia kehitysmahdollisuuksia loistavassa tiimissä tukevassa ympäristössä, joka antaa heille mahdollisuuden saavuttaa täyden potentiaalinsa.

 

 

Roolin keskeiset vastuualueet:  

• Vastaat henkilöstön tarpeiden hallinnasta matkustamisen ja majoituksen osalta.
• Osallistuu kokouksiin ylemmän johto pyynnöstä, asiakirja kokousten pöytäkirjat  kokoukset ja jaa pöytäkirjat kaikille asianosaisille. 
• Varmistaa, että kaikilla työntekijöillä olla asianmukainen ympäristö tehtäviensä suorittamiseen. 
• Koordinoi, hallinnoi ja tilaa kaikki toimisto . 
• Hallinnoi kaikkien paikan päällä olevien ylempien työntekijöiden loma-aikojen vuorolistoja. 
• Hallitse suoraan raportoivan hallinto-, palkanlaskenta- ja ajanhallintatiimin sujuvaa toimintaa. 
• Avustaa liiketoiminta johto liiketoiminta/kaupallisissa tehtävissä. 
• Järjestää ja ylläpitää tietoja laskentataulukoissa; luo raportteja; järjestää paperityöt ja hoitaa muut tarvittavat hallinnolliset tehtävät. 
• Hallita kaikkia toimisto , -menettelyjä ja -tiloja tehokkaan ja  toimisto sujuva toiminta  
• Etsiä jatkuvasti parhaita käytäntöjä ja tehokkaampia työskentelytapoja  n parantamiseksi toimisto ja yleisen liiketoiminta tehokkuus. 

• Tee yhteistyötä IT-osaston kanssa varmistaaksesi, että kaikki projektin IT-tarvikkeet ja laitteisto tilataan aika. 
• Ilmoita IT-osastolle, jos osia on vaihdettava. 
• Hallinnoi kaikkia toimisto liittyviä palvelusopimuksia. 
• Tarjota ammattimaista sihteeripalvelua ylimmälle johtoryhmälle, erityisesti  ja ehdotusten laatimisessa sekä esitysten valmistelussa. 
• Kaikki muut tähän rooliin liittyvät tehtävät. 
• Ylläpidä tarvittaessa toimisto käytäntöjä yhteistyössä henkilöstöhallinnon kanssa .

  

 

Rooliin vaadittavat keskeiset kriteerit:  

• Todistettu kokemus hallinnollisena avustajana ylimmän johto tukemisessa kiireisessä toimisto yli 5 vuoden ajalta. 
• Liiketoiminnan tutkinto, taso 5 tai korkeampi 
• Kokemusta työskentelystä kiireisessä rakennustyöympäristössä. 
• Erinomainen Microsoft Office -ohjelmistopaketin tuntemus – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint 
• Erinomainen SAP-osaaminen 
• Kokemusta suurten työntekijä aika järjestelmä { 
• Kyky käsitellä luottamuksellisia tiedot ammattimaisesti ja luotettavasti. 
• Erinomaiset organisointi- ja moniajotaidot sekä omistautuminen projektien ajallaan suorittamiseen. 
• Luottamus vastata kaikkiin johtotiimin tiedusteluihin tehokkaasti ja ammattimaisesti. 
• Kyky työskennellä oma-aloitteisesti ja olla olennainen osa kiireistä tiimiä. 
• Kyky hallita aika tehokkaasti, priorisoida tehtäviä ja työskennellä määräaikojen puitteissa vähäisellä valvonnalla. 
• Kyky ottaa aloitteita, käyttää hyvää harkintakykyä ja olla osa johto. 
• Kyky työskennellä nopeatempoisessa ympäristössä.

 

 

Mercury on tasa-arvoinen työnantaja. 

 

 

 

Jetzt Bewerben